大学職員雑学

会議と大学職員~沢山の会議と職員の関わり方~

大学だけではなく組織で働くと、大小問わず会議があります。それは大学も同じです。ただ企業から大学職員になった大学職員の友人によると、「特に大学は会議が多い」と愚痴をこぼされたりします。

沢山ある大学の組織と会議

組織が増えれば、その組織の運営会議などがある為、会議が増えるのは自明の理です。

例えば組織として、大学全体、各学部や研究科、学科や選考、さらにコースなどもあります。これらには大学全体について議論をする会議(例えば大学教授会や学部長会議、執行部会議など)や、学部教授会、研究科委員会、学科会議といったものがあります。なお名称は大学によります。

また教育研究に関わる組織だけではなく、大学には様々な委員会組織があります。例えば教学や教務を担う教学(教務)委員会、学生関連や学生支援を担う学生(生活)委員会や学生厚生委員会、地域貢献や地域連携を担う委員会、実習関連を担う委員会、入試関連を担う委員会などが挙げられますね。

さらに事務組織ごとの会議、役職ごとの会議などもあります。

大学は、基本は組織で議論し決定していきますので、会議をせずにその組織の長の独断やトップダウンで何かをやっていく事は多くはありません。その為、組織があればあるほど会議が多くなる傾向にあります。(私立大学の中には、トップダウンが強い大学もあり、そういう大学は別の話です)

また大学には会議日という曜日が決められているケースが多いのですが、忙しい時は会議日(1日)にいくつもの会議が重なることも少なくありません。

大学職員の会議の関わり方

大学職員も様々な会議に出席します。大きくは次が代表例かと思います。

  1. 事務局として参加する
  2. その会議の委員等で参加する
  3. 陪席する

例えば教授会は陪席するだけでしょう。教授会の特に会議の議事に対して発言出来ずに事務連絡を述べるだけです。

組織や委員会の事務局となっている場合は、議事の調整、資料準備、当日運営などに関わります。教育研究に関わる会議ではこのケースが一番多いかもしれません。企業から転職した人だと、大学職員がひたすら影に徹するのは奇妙に思うようです。

最近は法令により、教員と職員の協働や、私立大学であれば補助金の関係から大学職員を委員会の正式な委員とする場合もあります。つまり、大学の先生と職員が対等な位置で議論をするわけです(もちろん、実際は同じ立場ではない可能性もありますし、職員側も作業の効率化のみ追求し何も勉強しない碌でもない職員は委員会で対等に話をする事もできないでしょう)

終わりに

大学は会議が多い、たしかにその通りです。ただ組織として決定しなければならない、会議をしないと対外(社会や文部科学省等)に対しての説明できないこともあり、開催をするにあたってやむを得ない会議もあります。

会議が多いのは組織を減らさないといけない所もあって、下のものでは中々意見を言えませんが、せめて会議の時間は短くしてほしいものです。