仕事体験談

【大学職員の仕事】通信教育部で働いた体験談

大学の中には通信教育部を持つ大学があります。これら通信教育部の中には教員免許状が取れるところもあり、人気となっています。特に通信教育部は入学者数も多く、大学のドル箱のケースもあるようです。

今回は通信教育部での仕事の話になります。

大学の通信教育部の仕事

通信教育部の事務局に配属され、主な業務を二つ受け持っておりました。

一つは通信教育部の入学願書等のデータ入力と提出書類の確認、不備等の連絡業務です。もう一つは教員免許更新講座の受講申し込みの受け付けから、講座の運営、受講後の証明書の発行など、免許更新に関する業務を全て行っておりました。

入学願書等の仕事

入学願書等の業務は9月以降の願書受付スタートから徐々に忙しくなり3月までが繁忙期となります。第1回から第3回までの出願期間があり、締め切り間際になると出願書類の届く量も増える為、出願者のデータ入力量が一気に増えるということもありました。

願書の中には、志願理由の欄がありそれを分かりやすく要約するのが大変でした。また、入学者への送付書類も、所持している資格や免許によって、一人ずつ違う為、ダブルチェックを常に行い送付日までに何度も確認し、大学側でのミスのないように心がけました。

教員免許更新講座の仕事

教員免許更新講座では、5月の連休明けから徐々に問い合わせ等が増え、6月初旬から講座の全日程が終了する9月中旬までが繁忙期となります。

申込み人数が、日程を追うごとに増え、申込者が数千人を超える中で担当者が数名という激務だったのを覚えています。講習担当は、申込者のデータ入力、講座料金の入金確認、テキスト等の発送、トラブルが発生した際の対応、通信講座の運営、通学講座の運営、試験の運営、合格者への証明書の発行を主な業務とし、その間に電話や来校者への対応を行なっておりました。

通信教育部の仕事の悩みや面白かったこと

通信教育は社会人の方の出願が多いです。また教員免許更新講座も社会人の方が対象です。悩みとして、このどちらも働いている方が出願したり、講座を申し込む為、書類の提出期限が迫っているのに、本人との連絡がなかなかつかないことや、そもそもの制度を全く理解していないという人もおり、1度の電話対応に40分以上かかる場合もありました。

教員免許更新講座を担当して、色々な教科の先生からの申込を受けるのですが、その担当されている教科毎に人柄が全く違っていながらも、同じ教科を受け持つ方々の話し方や、提出書類の完成度などが、とっても似ていたのが新しい発見で面白かったです。