仕事体験談

【大学職員の仕事】大学の総務の仕事

資産管理は、大学によっては管財部と呼ばれる部署や総務に担当として置いているところもあります。大学の規模によって異なります。

今回は、総務部で「資産管理」や「人事や給与、厚生業務を担う仕事」の体験談です。

大学の資産管理の仕事

私は総務部で大学内の資産管理などを担当していました。

具体的な仕事としては教員の退職や移動によって、登録の変更や抹消・廃棄が必要となるので、そのデータ管理や報告、実際の目視確認などをしていました。

また物品の金額や購入時の用途(校費なのか研究費なのか等)によっては、複雑な手続きが必要となるので、学内の関係部署や他大学への問い合わせが必要となりました。主に電話・メール・FAXでの連絡でしたが、教員や担当者によって返答の仕方やスピードが異なり、その対応が困難でもありやりがいでもありました。

この仕事のやりがいですが、ご自身の管理されている物品について、どう管理・報告すれば良いのか困っている教員もおられ、私がうまく回答できると喜んでくださることもありました。そういった時にやりがいを感じました。

大変な事

学内の資産・物品の数は膨大で、その所在を確認するのは大変でもありました。しかし、きっちりと現状を報告できないと、大学の信用問題に関わるので責任感と緊張感をもって仕事をしておりました。

また、物品の購入・納品時は業者の方と直接お会いすることも多かったです。見積書・納品書・請求書などの形式が業者によって異なるので、大学側の規則とすり合わせて、相手方にお願いや調整をするのが大変ではありました。

事務職員が使用する文具等の事務用品の管理も担当していたので、欠品があればすぐに補充し、コピー機の簡易メンテナンスなどは覚えるように心がけました。とっさの時に迅速に対応することで、業務の円滑な遂行を支えられたと思います。

繁忙期は、教職員の移動が生じる年度末です。私の地位は残業が認められていなかったため、業務時間内に仕事を終えるのが大変でした。

残念だったのは学生と直接会話することがほとんどなかったので、興味がある教務的な仕事にも今後関わりたいとは思っています。

Sponsored Link




大学の総務の仕事(人事・給与・厚生)

人事、給与、厚生(社会保険手続等)業務を一人で担当しております。

具体的な業務内容としては、勤怠管理、給与計算、社会保険手続きがあります。上記の日常業務に季節的業務が重なる時期が繁忙期となります。

季節的業務は3月4月の退職者、就任者、異動者手続き、決算、定期昇給、年2回の賞与計算、住民税の年度切替、社保改定、年末調整、年末調整結果の市区町村、税務署への報告等です。

これ以外にも、春~夏にかけて各省庁より人数などの調査があり、締切も短いので大変苦労しております。

また、大学附属病院もあり、毎年実施される保健所の立入検査や、各種監査時も必ず、人事担当者は資料作成に追われることになります。

一口に人事担当者と言っても、特別に研修を受けたわけではなく、自身で勉強しなければいけないため、労働基準法や税法等、細かく難しい法令を当たり前のように遵守する必要があります。

日々の業務の中では、誰も正解不正解を判定してくれないので、常に不安と戦う日々です。

大学の仕事の魅力

少なからず仕事上の魅力もあります。まずは、大学とあって倒産の心配が一般企業より少ないことです。

昨今、少子化により地方大学では経営破綻するところもありますが、都心部や大学以外にも附属病院を持っている所であれば、収入が安定しており、倒産の心配はほとんどありません。

また、人事担当者は教職員の人生に関わる業務に携わっておりますので、前述のとおり責任の思い業務の一方、自分自身の人生設計を考える上で、業務内容が非常に役立ってきます。

教職員の内、どのくらいの割合が持ち家なのか知ることもできるため、早めにマイホームの計画を立てることもできました。

また、自分自身の年収が会社の中でどの程度なのかも安易に知ることができます。少し不良的な考えですが、こんなおもしろい使い方もできます。真面目な面からすると、やはり経営が安定している、福利厚生がしっかりしているところがメリットでしょうか。

就職先を検討する際、あまり候補先に思い浮かばないかもしれませんが、とっても面白い職場だと思います。

大学の総務・人事の仕事

大学での主な業務内容は、会議の開催や学内規則の制定改廃、教職員の採用などです。執行部を構成する教員の意識にもよりますが、会議を円滑に進め、決定されたことを遂行することで、自分が学部の管理運営の一翼を担っているという実感があります。

また、学内規則の制定改廃については、自分が立案した規則をもとに大学や学部が運営されることになりますので、緊張感と同時に達成感を感じることができます。

教職員の採用に関しては、自分が担当者として、採用者のからの問い合わせの窓口を務めたり、大学事務局との連絡調整を行いました。あたらしく採用される方々からすれば、大学で最初の接点を持つのが自分になりますので、自分の対応如何で新規採用者が大学に抱くイメージがある程度変わると考えて、気を付けて接していました。

新たに教員を採用してしばらくたってから、宴席でその教員から、採用時の自分の対応がとてもよかったといわれたことがあり、頑張ってよかったと心から思いました。

また、業務を通して教員と共同で作業することで、教員とプライベートでも付き合うようになったこともあり、職員冥利に尽きると感じました。

総務系の仕事は、規則に基づいて行われることはいうまでもありませんが、それ以外の現場で臨機応変に対応することが求められることが多くあります。外部からの問い合わせなども最初の総務部門にあることが多く、なかなか気を抜けない仕事ではありますが、大学や学部の中枢として、総務部門が円滑に機能することが大学にとって必要不可欠です。

学生からは目に見えない業務であり、円滑に機能して当たり前という一面もあり、かつ、人目に触れることは少ないかもしれませんが、組織の中心として、全体の円滑な調整や運営を行うことが求められる大事な仕事だと思います。

大学や学部がどのように運営されているのか肌で感じることのできる総務系の仕事は大変ですが、充実感、達成感を感じることのできる仕事だと思います。