仕事体験談

【大学職員の仕事】入試やオープンキャンパス、入試広報の仕事

大学の募集や入試といった大学の入り口の仕事は非常に重要です。ここでは入試や募集に関連する「入試」と「オープンキャンパス」、「入試広報」の3つの体験談についてご紹介します。

大学入試の仕事

大学事務の入試課では、春から夏にかけて入試概要、入試要項、願書などの作成などを行い、秋から冬の入試シーズンでは願書受付から入学手続きまでの仕事を請け負います。

筆者が仕事をした都内某私立大学の入試課では、願書受付から合格発表までを入試課、入学手続き関係を入試課と各学部の学務を担当する課の職員が担当していました。

入試シーズンの仕事内容は願書や入学書類に関する問い合わせ対応、当日の人員配置やスケジュール作成、出願書類の受付、ナンバリングなどの整理等様々な仕事内容があります。筆者は主に願書や入学書類の問い合わせ対応を担当しておりました。

さて、多くの受験者が集まる大学ではこれらの入試関係書類や入学書類に関する問い合わせ先に専用ダイヤルを設けています。例えば書類の書き方が分からなかったり、入試方式の相談があったりと問い合わせ受付期間はかなり多くの本数の電話が鳴ります。

特に、願書の受付期間の電話は生徒本人からのみならず保護者からの電話も切羽詰まっていることがあり、語気を荒げられることもあります。

またこちらも生徒が入試を受けられないという状態を招かない様、科目選択制の受験の場合は、受ける予定のない誤った科目を選択してしまい、入試でうまく力が出せなかったなどという事にならないよう、問い合わせされている方の希望を正確に正しく聞き取り、誘導してあげなければならないので非常に緊張する電話が多いのがこの時期です。

質問の多くは複雑な入試方式に関する質問ですが、中には受験料の支払いに関する相談などもありました。そして、合格発表後の入学手続きに関する問い合わせ窓口業務では、主に入学書類の書き方、保証人の選定の仕方、また下宿先が決まっていないときの住所の書き方などについての質問、入学料、授業料の払い込みについての質問が多かったように思います。

お金が絡む問題になると、やはり神経を使う電話も多くありますが、願書受付時の時のような殺伐とした雰囲気はありません。

入試の仕事で大切な事

入試課は生徒と直接顔を合わせることがほとんどない部署とは言え、これから入学しようと思っている人達にとっては初めて交流をもつ大学側の人間である事が多い部署です。電話の応対などで伝わる雰囲気が、その大学の雰囲気として感じ取られてしまう場合もあります。そういった意味で、大学の顔であるという自覚をもって仕事をしていくことが大切です。

オープンキャンパスは、アドミッションオフィスや募集・入試業務が担当します。今回はオープンキャンパスを担当する仕事の紹介です。

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大学のオープンキャンパスの仕事

私はオープンキャンパス担当でした。業務内容は、オープンキャンパスの立案と承認、ポスター作製、チラシ作製、ダイレクトメール発送、日々の入試広報作成、看板設置手配、当日の学生ボランティア募集、当日の教員・職員の手配、弁当やお茶注文などがあります。

1年で、5、6月に数回、7、8月の夏休みに数回、9月に数回あります。7、8月の夏休みが一番大規模で、教員による模擬授業が10教室で行われて教員手配や職員手配、学生手配もありました。

私はオープンキャンパス担当なのですが、入試の仕事も手伝っていて、5、6月の高専編入学入試や推薦入試をはじめとして、大学院入試、センター試験(こちらは主担当)、一般入試(大規模、もう1人の女性職員が担当)もあります。

繁忙期は1月以降。センター試験の時は土日も潰れます。一般入試は多くの高校生が来て、大学全体が入試一色になります。大学の職員は仕事が楽そうに思いますが1年を通すとたくさんの業務があり1人に仕事が集中します。

センター試験、一般入試は1~3月になり、インフルエンザが猛威をふるう風邪も流行する時期。しかし1人も欠けられない状態が続きます。

ただし、若い頃から実務をまかされて責任感もあり、個人のパフォーマンス次第で成果もどれだけでるかがはっきりしやすい世界でした。

業者と連携して大学の文字を入力したボールペン、クリアファイルのノベルティを作り、前年度とは違う趣向をこらしたのも独特でした。

入試のメンバーは、部長が1人、男性職員1人、女性職員2人(私含む)で、部長は承認するのが中心だったので、人数は少なく派遣も入りません。資料請求があると私がパンフレットを袋詰めして郵送したり、入試を希望する学生のデータを入力したり、受験票を発送するのも全て仕事内容です。

ゆったりそうに見えるものの日々仕事は多く、1月~3月はかなり忙しく、女性ではあったものの夜8時、9時に帰宅する日も多かったです。

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大学の入試広報の仕事

大学の広報(課)の仕事は大きく分けて2つあります。

一つは来年度入学生を集めるための入試広報活動、そしてもう一つは受験生問わず、地域住民、マスコミなどに向けた大学の情報発信や問い合わせ対応に関する仕事を行います。

今回は入試広報活動について詳しくご紹介します。

大学の入試広報活動の仕事

入試広報活動は主に、大学紹介のパンフレット、リーフ本の作成、オープンキャンパスなどで配るノベルティ商品の準備、大学紹介資料の資料請求の対応、受験生に向けた大学説明会への参加などです。

大学紹介のパンフレットは、学部紹介、研究室などの紹介を担当されている先生に執筆を依頼したり、授業の様子の撮影をしたりして原稿を製作します。筆者が所属した広報課が作るリーフ本は、各学部数人ずつ学生に密着させてもらい、インタビューの他、ソロショットの写真などを掲載していました。枚数で言うと60ページくらいの冊子になっていたように思います。

台割の製作、記事構成、原稿の製作、ラフレイアウトの調整、校了作業等、一般の出版社などで行われている作業とほとんど同じです。その年の7月に行われるオープンキャンパスで配るため、4月から6月はかなり編集作業などで忙しくなります。

オープンキャンパスのノベルティ決めの仕事

また、オープンキャンパスのノベルティ決めも行います。購買等で、常に大学オリジナルグッツの販売を行っていればそれを利用できるのですが、筆者の大学にはそのようなものがなかったので、その都度オリジナルグッツを作成します。

キャンパスバッグ、オリジナルボールペン、クリアファイルなど、毎年配る物の種類は決まっていますが、色などのデザインは年によって変えなければなりません。そのデザインを決め、企業との打ち合わせもこの時期に行います。

大学説明会の仕事も春からスタートします。高校に直接伺って説明するものから、教育系企業による合同説明会まで形態は様々です。対象者は高校3年生向けのもあれば、1、2年生向けのもあり、前年までの入学者やオープンキャンパスの参加者の出身校の統計を参考に、エントリーを行う説明会を選定します。

春先とはいえ、毎日少なくとも1人は説明会参加のため出張状態になっていました。土日開催の説明会もありますが、それに出勤した際にはきちんと代休をとることができます。

年間を通して比較的忙しい部署ですが、大学にもたれるイメージの生の声を聞けるので、とても貴重な経験でした。

入試課の書類管理と処理の仕事

入試課の業務はオープンキャンパスの実施、願書・出願対応から入試の実施、合格発表や入学手続き対応など長いスパンで広範囲に及びます。

その中で私が対応していたのは当初は主に「書類の管理と処理」でした。各種印刷物の発注や業者対応・管理や出願書類のチェック、受験生への発信物の作成、試験会場の掲示物作成など、そもそも大学というところはかなり「書類」の多いところですが、入試も同様です。

そのうち外部のマンパワー(派遣社員など)の力もお借りするようになり、その方々のマネジメントや進捗管理にシフトしつつ、実際の入試の会場割り振りや試験官手配、日々の受験者(とその保護者)からの問合せ対応などもメインの仕事となっていきました。

1年のうちでも夏のオープンキャンパスあたりから忙しくなり、秋の推薦入試からのセンター試験対応、一般入試、合格発表、入学手続きなど秋から冬をピークに3月の年度末まで繁忙期は続きます。

仕事で大変だったのは、とにかくミスが許されないという業務特性上、常に緊張感を維持しなければならないことでした。 自分のミスが一人の人生を左右することにもなりかねないプレッシャーも感じていました。

また日々の問い合わせ対応では、時代の流れなのでしょうが電話の苦手な受験生(高校生)とのやりとりはなかなか大変だったり、子どもの代わりに問い合わせをしてくる熱心すぎる保護者の方の対応もなかなか神経を使うものがありました。

一方で、毎年、時期によって業務のながれが決まっており、イベント感のある仕事でもあるのが面白いところでした。 繁忙ピークの時期はとてもハードでしたが、終わりの決まった仕事ですし学生時代の文化祭前夜のような高揚感もあり、これはなかなかクセになります。

春になり、晴れやかで希望に満ちた顏でキャンパスにやってくる新入生の姿を見ると全ての苦労が吹っ飛ぶような気分になります。そこからしばらくはややホッとできる時期にもなりますし、そんなメリハリの利いた仕事はなかなか魅力的でした。