仕事体験談

【大学職員の仕事】大学院の事務室の仕事

今回は大学の学部学科ではなく、大学院にある事務室の仕事です。大学院に行っていた人はイメージある仕事かと思いますが、中々イメージ出来ない人も多いです。

また大学院事務室は小規模だけど、入り口から出口までやる事務室もあります。

大学院事務室の業務

大学院事務室の業務内容は、研究室内の消耗品発注作業、研究室教職員・研究室配属学生の出張申請、研究室予算の管理、講義等の資料印刷、消耗品納品のチェックとサイン、宅配便・郵便物の発送と受取・配布。教職員・学生の学会参加費清算手続き、分析・検査や英文添削の発注、研究室内備品の充当などがあります。

繁忙期は4月~7月、9月~12月で、年度末の3月は予算残高に応じて忙しくなることもあります。

閑散期は学生の休暇期間中ですが、比較的消耗品発注作業が少ないという程度で、休暇期間中も熱心に研究されている学生がほとんどで、また、教職員の出張申請等は随時あるため、閑散期とは言い切れないかもしれません。

当研究室に配属される学生・留学生は30名程度ですが、研究室予算は毎年違いますので、予算が足りない場合も余りそうな場合も調整する作業が大変です。足りない場合は、注文表に記載する学生に予算残高を公表し、直近で必要なものだけ購入を促します。余りそうな場合は、研究室の分析機器で故障しやすい部品等のチェックをして購入したり、分析作業や検査を今年度内にできる限りしてもらったりします。

当研究室の留学生は比較的日本語に堪能ですが、私がヒアリングはできても伝えたいことが英語に変換できず、全く日本語のわからない方との会話が大変です。日本語に堪能な学生・留学生が通訳してくれたりして助かっています。

近年、大学の予算管理不正等があったため、納品のチェックやサイン等が徹底されており、消耗品の使用状況などの抜き打ちにチェックあり、購入者と使用状況管理者の連絡作業が増えました。

短時間勤務(1日4時間)なので、その日、その時期によっては休憩も取れないほど忙しいこともあります。その場合は日々の予算管理等が翌日になりますが、年度末や予算終了期日が近いときは、予算管理の方を優先します。

単純作業が多いのですが、時にイレギュラーな状況もありますので、事務の各部署や教職員に状況説明し、回答を得て対応します。研究室の研究内容について専門知識があるとより作業しやすいことがあると思います。